¿Han desaparecido las reuniones en la era pospandemia? Aunque las videollamadas cumplen una función clave a la hora de conectar a diferentes profesionales y equipos, hay ciertos encuentros que todavía es necesario mantener de forma presencial.

Impulsar negocios, conocer en persona un potencial cliente, firmar un acuerdo comercial importante… todos estos procesos ganan con la «desvirtualización» cara a cara. Y el lugar idóneo para hacerlo es una sala de reuniones en un coworking, con todos los equipamientos necesarios, como Coplace 😉

DEFINIR LA MESA DE TRABAJO DE LA SALA DE REUNIONES

Nuestro primer paso ha de ser definir el tipo de reunión que pensamos llevar a cabo (número de asistentes, características de los mismos y tipología de la reunión). Una vez que hayamos decidido esto, uno de los aspectos más importantes es decidir distribución del evento.

¿Se van a usar soportes didácticos (proyectores, pizarras)?, ¿o vamos a debatir entre los invitados? Según la respuesta, tenemos estas opciones:

• Mesa de reuniones Imperial. Las sillas se distribuyen alrededor de una mesa formando un cuadrado. Ideal para reuniones internas, juntas de accionistas o mesas redondas sin público.
• Mesa de reuniones en forma de U. Igual a la anterior, pero dejando un lado libre. Es perfecta para cursos formativos, entrevistas de trabajo o presentaciones. También cuando existe una figura de liderazgo.
• Mesa de reuniones tipo aula. Las sillas se distribuyen en filas, y todas cuentan con una mesa. Indicada cuando va a haber un orador principal (por ejemplo en una formación) y los asistentes van a tomar notas o trabajar en sus dispositivos portátiles.
• Mesa de reuniones teatro. Las sillas se distribuyen en filas sin mesas, como en un auditorio. Es lo mejor para conferencias, discursos o eventos empresariales con asistencia de prensa.

SALA DE REUNIONES SEGURAS

A todo ello habrá que añadir una serie de medidas para cumplir los protocolos de seguridad y vigilancia de la COVID-19 y evitar que se puedan producir contagios entre los asistentes. Para ello es preciso tener en cuenta las medidas de separación entre las personas, que deberán guardar una distancia mínima de 2 metros entre cada una de ellas. De la misma forma, habrá que reducir el aforo en función de las dimensiones de la sala donde desarrollaremos el evento.

Para potenciar estos protocolos, es de gran eficacia disponer de mamparas transparentes de seguridad y, si es posible, incluir materiales antibacterianos. Además, se puede situar en el exterior de la sala un punto de higiene en el que todos tengamos todos los productos para protegernos del virus: geles, mascarillas, etc., y de esta forma asegurar el éxito de la reunión en los espacios de coworking.