Son muchos los estudios que resaltan que nuestras reuniones no alcanzan la eficacia deseada. Bien sea por el lugar, el tiempo o la duración de las mismas, tenemos un problema: no son productivas.
¿Eres de esas personas que piensa que «las reuniones son un mal necesario»? Para mejorar tu experiencia con ellas, te aportamos una serie de consejos para reuniones eficaces que fomentarán el éxito de tus encuentros laborales.
10 CONSEJOS PARA QUE LAS REUNIONES SEAN EFECTIVAS
Objetivo claro
Toda reunión debe tener un objetivo claro. En la convocatoria debemos definir qué vamos a tratar y qué buscamos.
Antelación
La antelación, clave. Si no se anuncia con anticipación, salvo que sea una reunión urgente, muchas personas no podrán organizarse o prepararse los contenidos a bordar en el encuentro.
Menos es más
Invitar a los justos. Hay que evitar reuniones con muchos asistentes. Se recomienda que no sean más de cinco personas para ser operativos.
Lugar
El entorno debe cumplir con una serie de requisitos: ser tranquilo, cómodo y bien iluminado. Los autónomos y freelance, si no tienen un lugar adecuado, tienen la posibilidad de recurrir a espacios de coworking como el nuestro con todo lo que necesitan.
Seguimiento
Mientras estamos reunidos, lo ideal es realizar un seguimiento mental de si estamos cumpliendo el objetivo de la reunión. Tener anotados los principales puntos del día e irlos tachando es una buena práctica.
Sesiones cortas
El tiempo es oro. Eso sí, la puntualidad también es importante para esto. En la medida de lo posible, haz que las sesiones no superen los 45 minutos.
Reunión por fases
Siempre hay que empezar con lo más importante para asegurarnos que «no se queda en el tintero» o que no se aborda de forma precipitada al final. Después, el resto de cuestiones y, por último, los próximos pasos tras la reunión
Opiniones
Los asistentes deben sentir que son importantes, por lo que debemos dejar que opinen o que transmitan sus sugerencias.
Dudas
Antes de finalizar, deja unos minutos para que los asistentes pregunten sus dudas o cuestiones.
Documentar nuestra reunión
Tras la reunión, debemos enviar un documento de forma individual con todos los acuerdos alcanzados y lo anunciado.
Estos son los consejos para que las reuniones sean un éxito. La productividad debe ser una premisa para todo profesional. ¡Y recuerda! Si no cuentas con el lugar adecuado, la sala de reuniones de nuestro coworking en Boadilla será la solución.
